Странски корпоративни документи во Македонија: што треба да се преведе, завери и апостилира?

Зошто странска компанија треба да подготви корпоративни документи?

Странска компанија може да треба да достави документи кога отвора фирма или подружница во Македонија, купува удел, назначува управител, склучува договор, учествува на тендер или отвора банкарска сметка.

Називите и правната функција на документите се разликуваат меѓу земјите. Certificate of Incorporation, Company Extract, Articles of Association, Certificate of Good Standing, Board Resolution и Power of Attorney не треба да се преведуваат буквално без да се провери што потврдува секој документ.

Кое е правилото за странски документи во регистрациска постапка?

За регистрација на субјект, Централниот регистар наведува дека документите што во оригинал се на друг јазик треба да ги преведе овластен судски преведувач, а преводот да биде заверен кај нотар. Официјалниот јазик за упис е македонскиот со кирилско писмо.

Ова барање се однесува на релевантните регистрациски постапки. Проверете го актуелното упатство на Централниот регистар за конкретниот упис и прилози, вклучувајќи ги страниците за регистрација преку агент и самостојна регистрација.

1. Company Registry Extract

Изводот од странски трговски или деловен регистар најчесто содржи назив на компанијата, регистрациски број, седиште, правна форма, управители и статус. Називот на документот варира по земја, на пример Company Extract, Commercial Register Extract, Extrait Kbis, Handelsregisterauszug или Visura Camerale.

За регистрација во Македонија, Централниот регистар бара доказ за регистрација од надлежен орган во земјата на потекло кога основач е странско правно лице. Проверете дали е потребен и понов документ за актуелните податоци.

2. Certificate of Incorporation

Овој документ вообичаено потврдува дека компанијата била основана или регистрирана. Сепак, во некои системи не ги содржи сите актуелни податоци за управителите, статусот, сопственоста или седиштето.

Институцијата може да побара и актуелен извод од регистар или друг доказ. Проверете ја функцијата на секој баран документ, наместо да претпоставите дека еден сертификат ги заменува сите останати.

3. Articles of Association или Memorandum

Централниот регистар во регистрациските упатства наведува препис од договорот за друштвото, статутот или друг соодветен акт, заверен од надлежен орган според правилата на земјата на потекло.

Во зависност од правниот систем, документот може да се вика Articles of Association, Memorandum of Association, Statute, Partnership Agreement или поинаку. Неговиот правен еквивалент треба да се утврди според содржината и намената.

4. Доказ дека компанијата и актите сè уште важат

За одредени уписи Централниот регистар бара доказ од надлежен орган дека странската компанија и нејзините основачки акти сè уште се важечки. Во некои држави документ со таква функција може да се вика Certificate of Good Standing.

Certificate of Good Standing не треба автоматски да се третира како директен еквивалент на една македонска потврда. Проверете што точно докажува и дали ги покрива барањата на институцијата.

5. Board Resolution или Shareholder Resolution

Одлука на одбор, содружници или акционери може да овластува основање подружница, инвестиција, назначување управител, застапување или купување удел или имот.

За упис на подружница, Централниот регистар бара одлука на надлежниот орган на странското друштво за организирање подружница. Проверете ги упатствата на Централниот регистар за упис на подружница за точната форма и дополнителните прилози.

6. Power of Attorney

Ако постапката ја води адвокат, регистрационен агент или друго овластено лице, може да биде потребно полномошно. Проверете дали мора да биде заверено, дали треба Апостил или легализација и дали е потребен превод на македонски.

Ако полномошното е издадено во странство, утврдете ги условите со институцијата што ќе го прими пред потпис и заверка.

Дали на секој корпоративен документ му треба Апостил?

Не автоматски. Потребата може да зависи од земјата на издавање, видот на документот, меѓународните правила и барањата на институцијата каде што ќе се користи.

Пред преводот прашајте дали документот треба да биде апостилиран или легализиран. Ако подоцна се додава Апостил, нотарски печат или друга заверка, примателот може да бара и тие детали да бидат вклучени во преводот.

За повеќе информации прочитајте го нашиот водич за Апостил и превод.

Кој е најбезбедниот редослед?

За формална корпоративна постапка, следете ги чекорите по овој редослед:

• потврдете кои документи ги бара институцијата;
• прибавете ги од регистарот или надлежниот орган во земјата на потекло;
• проверете дали се потребни Апостил, легализација или заверена копија;
• завршете ги потребните заверки;
• потоа испратете ја финалната верзија на овластен судски преведувач;
• заверете го преводот кај нотар ако институцијата го бара тоа.

Што ако документот е електронски?

Некои странски регистри издаваат документи со електронски потпис, QR-код или можност за проверка преку интернет. Не претпоставувајте дека со печатење електронската исправа станува хартиен оригинал.

Прашајте ја македонската институција дали прифаќа електронска форма и како ја проверува автентичноста. Зачувајте ја оригиналната датотека и врската за проверка ако постои.

Како се преведуваат имиња, правни форми и лични податоци?

Регистрираниот назив на компанијата е идентификациски податок и не треба произволно да се преведува. Правните кратенки LLC, GmbH, Ltd, SARL и BV означуваат форми во различни национални системи и не секогаш се совршен еквивалент на македонско ДОО.

Имињата на управители и сопственици, како и адресите, треба внимателно да се усогласат со пасошот и официјалниот документ. Ако постојат различни транслитерации, кажете му на преведувачот кои документи ги користи институцијата како референца.

Ви треба превод на странски корпоративни документи?

Преку Official Translator можете да побарате превод на Company Registry Extract, Certificate of Incorporation, Articles of Association, Certificate of Good Standing, Board Resolution, Shareholder Resolution, Power of Attorney и други корпоративни акти.

Во барањето наведете ја земјата на издавање, институцијата во Македонија, целта на документите и рокот. За регистрација на фирма погледнете го и нашиот водич за отворање ДОО или ДООЕЛ од страна на странски основач; за банкарски и деловни проверки, видете го водичот за тековна состојба од Централниот регистар.

Овој текст е информативен. Формата на странските документи и потребата од Апостил или легализација треба да се проверат за конкретната земја и постапка.

Чести прашања

Дали Company Extract треба да го преведе судски преведувач?

За регистрациски постапки, Централниот регистар бара странските прилози да ги преведе овластен судски преведувач, а преводот да биде заверен кај нотар. Проверете го конкретното упатство.

Дали Certificate of Good Standing е исто што и тековна состојба?

Не нужно. Функцијата и податоците зависат од правниот систем во земјата што го издала.

Дали на секој странски документ му треба Апостил?

Не. Потврдете ги барањата со институцијата што ќе го прими документот.

Дали треба да се преведат печатите и Апостилот?

Ако се бара целосен превод на финалната исправа, прашајте дали треба да бидат опфатени и печатите, заверките и Апостилот.

Дали електронски извод може да се испечати и да се поднесе?

Не претпоставувајте. Проверете дали институцијата прифаќа електронска форма, печатена копија или само определен вид заверен документ.